Prezenty dla zatrudnionych na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania a podatek – interpretacja KIS z 2-3-2026 r. – 0111-KDIB2-2.4015.209.2025.4.PB

Czy naliczać podatek od prezentów i upominków dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania?

UZASADNIENIE

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od spadków i darowizn oraz podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych przekazywania przez spółkę prezentów osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 lutego 2026 r. (wpływ 20 lutego 2026 r.) Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki akcyjnej i zatrudnia osoby na podstawie:

– umów o pracę,

– umów zlecenia,

– powołania (np. członkowie zarządu).

W ramach budowania pozytywnych relacji w miejscu pracy oraz doceniania pracowników i współpracowników, Wnioskodawca planuje przekazywać im drobne upominki, takie jak karty podarunkowe, bilety do kina, teatru, etc., z okazji ich urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych ważnych wydarzeń osobistych.

Prezenty te mają charakter dobrowolny, nie wynikają z zapisów umowy o pracę, umowy zlecenia, uchwały o powołaniu ani regulaminu wynagradzania i nie są związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych przez osoby zatrudnione. Wręczanie upominków odbywa się w sposób nieformalny, często za pośrednictwem współpracowników, i ma na celu uczczenie prywatnych wydarzeń w życiu obdarowanych.

Doprecyzowanie i uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Umowy łączące spółkę z innymi pracownikami, którym planuje przekazać upominki, to: umowy o pracę, umowy zlecenia oraz powołanie.

Obdarowanymi nie będą osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Obdarowani mają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przekazywanie świadczeń będzie stanowić formę gratulacji, a nie gratyfikacji.

Spółka nie posiada regulaminu przyznawania świadczeń.

Przekazywanie świadczeń nie wiąże się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony osób otrzymujących.

Upominki dla osób wskazanych we wniosku są finansowane ze środków spółki, z rachunku bieżącego.

Prezenty te mają charakter dobrowolny, nie wynikają z zapisów umowy o pracę, umowy zlecenia, uchwały o powołaniu ani regulaminu wynagradzania i nie są związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych przez osoby zatrudnione. Wręczanie upominków odbywa się w sposób nieformalny, często za pośrednictwem innych pracowników, i ma na celu uczczenie prywatnych wydarzeń w życiu obdarowanych.

Pytania (sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1) Czy przekazywanie przez spółkę osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania prezentów, takich jak karty podarunkowe, bilety do kina, teatru itp., z okazji ich urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych wydarzeń osobistych, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego dla spółki jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1200, z późn. zm.)?

2) Czy przekazywanie przez spółkę osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania prezentów, takich jak karty podarunkowe, bilety do kina, teatru itp., z okazji ich urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych wydarzeń osobistych, może być uznane za darowiznę w rozumieniu ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. z 2023 r. poz. 931, z późn. zm.), a tym samym wyłączone z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie (sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazywanie przez spółkę osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania prezentów, takich jak karty podarunkowe, bilety do kina, teatru itp., z okazji ich urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych wydarzeń osobistych, nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego dla spółki jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Świadczenia te mają charakter dobrowolny, nie wynikają z zapisów umowy o pracę, umowy zlecenia, uchwały o powołaniu ani regulaminu wynagradzania. Nie są związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych przez obdarowanych ani nie stanowią elementu wynagrodzenia za pracę lub inne świadczenia wynikające z umowy. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika świadczenia, które mają charakter odpłatny. W przypadku przekazywanych prezentów brak jest ekwiwalentności, co wyklucza ich kwalifikację jako przychód.

Ponadto, zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., świadczenia mające na celu uhonorowanie osoby z okazji niemającej związku z wykonywaną pracą nie stanowią przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT.

Jednocześnie Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przekazywanie takich prezentów może być uznane za darowiznę w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn. Prezenty te spełniają definicję darowizny określoną w art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego, ponieważ polegają na bezpłatnym świadczeniu na rzecz obdarowanego kosztem majątku darczyńcy. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, przychody podlegające przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn są wyłączone z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dodatkowo, zgodnie z art. 9 ustawy o podatku od spadków i darowizn, upominki okolicznościowe przekazywane przez pracodawcę pracownikowi, zleceniobiorcy lub członkowi zarządu, jako świadczenia niezwiązane z pracą, są wolne od opodatkowania podatkiem od spadków i darowizn, o ile ich wartość nie przekracza limitu 5308 zł w okresie 5 lat dla III grupy podatkowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od spadków i darowizn oraz podatku dochodowego od osób fizycznych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1837 ze zm.):

Podatkowi od spadków i darowizn, zwanemu dalej „podatkiem”, podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tytułem: darowizny, polecenia darczyńcy.

Jako, że przepisy tej ustawy nie definiują pojęcia „darowizna” należy odwołać się do odpowiednich przepisów Kodeksu cywilnego.

Na podstawie art. 888 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.):

Przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swojego majątku.

Darowizna należy do czynności, których celem jest dokonanie aktu przysporzenia majątkowego bez ekwiwalentu w postaci świadczenia wzajemnego i polega najczęściej na przesunięciu jakiegoś dobra majątkowego z majątku darczyńcy do majątku obdarowanego. Świadczenie ma charakter nieodpłatny, gdy druga strona umowy nie zobowiązuje się do jakiegokolwiek świadczenia w zamian za uczynioną darowiznę.

W myśl art. 890 § 1 ww. ustawy:

Oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego. Jednakże umowa darowizny zawarta bez zachowania tej formy staje się ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione.

Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują zatem szczególną formę dla umowy darowizny; umowa taka – pod rygorem nieważności powinna zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Niezachowanie tej formy nie powoduje nieważności umowy tylko wówczas, gdy darowizna została spełniona.

Zatem daną czynność można uznać za darowiznę, jeżeli posiada cechy tegoż zobowiązania, tzn. gdy zostanie złożone oświadczenie darczyńcy o przekazaniu darowizny oraz oświadczenie obdarowanego o jej przyjęciu, a ponadto czynność ta musi polegać na nieodpłatnym świadczeniu darczyńcy (kosztem jego majątku) na rzecz obdarowanego, pod warunkiem, że czynność ta nie została wymieniona w treści art. 889 ustawy.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w ramach budowania pozytywnych relacji w miejscu pracy oraz doceniania pracowników i współpracowników, planują Państwo przekazywać im drobne upominki, takie jak karty podarunkowe, bilety do kina, teatru, etc., z okazji ich urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych ważnych wydarzeń osobistych. Prezenty te mają charakter dobrowolny, nie wynikają z zapisów umowy o pracę, umowy zlecenia, uchwały o powołaniu ani regulaminu wynagradzania i nie są związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych przez osoby zatrudnione.

Wręczanie upominków odbywa się w sposób nieformalny, często za pośrednictwem współpracowników, i ma na celu uczczenie prywatnych wydarzeń w życiu obdarowanych. W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo m.in., że przekazywanie świadczeń będzie stanowić formę gratulacji, a nie gratyfikacji. Przekazywanie świadczeń nie wiąże się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony osób otrzymujących. Upominki dla osób wskazanych we wniosku są finansowane ze środków spółki, z rachunku bieżącego.

Z opisu wynika zatem, że ww. prezenty przekazywane są osobom zatrudnionym na podstawie ww. stosunków prawnych tytułem darowizny.

Podatkiem od spadków i darowizn objęte są nabycia tytułem darowizny w rozumieniu art. 888 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. Istotną cechą darowizny jest nieodpłatny charakter świadczeń oraz nieekwiwalentność nabycia. Darowizna jest świadczeniem na rzecz obdarowanego pod tytułem darmym i dobrowolnym, przy czym nie wynika ani z żadnego stosunku zobowiązaniowego, ani też z ustawy.

Mając na uwadze powyższe informacje, należy stwierdzić, że przekazywane osobom zatrudnionym na podstawie ww. stosunków prawnych prezenty, które będą stanowić formę gratulacji, a nie gratyfikacji, co do zasady podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

W myśl natomiast art. 5 ww. ustawy o podatku od spadków i darowizn:

Obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy własności rzeczy i praw majątkowych.

Obowiązek podatkowy z tytułu przekazania prezentów ciąży zatem na obdarowanych czyli na Państwa pracownikach.

Przechodząc na grunt uregulowań ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) należy wyjaśnić, że podstawową zasadą obowiązującą w jej przepisach jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którym:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie, bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy, odrębnymi źródłami przychodów są m. in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Jak natomiast stanowi art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, iż w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na mocy art. 12 ust. 3 powyższej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Natomiast, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy:

Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 ww. ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się: przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

1. a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
2. b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością
3. c) przedsiębiorstwa w spadku

– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Niezależnie od powyższego należy wyjaśnić, że w art. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidziane zostały sytuacje, w których uzyskanie korzyści majątkowej mieszczącej się w definicji przychodu nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepisów ustawy nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn.

W realiach opisanej przez Państwa sprawy upominki (prezenty) będą przekazywane osobom uprawnionym tytułem darowizny i będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Zatem, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie będą one generować powstania przychodu dla Państwa pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i powołania w rozumieniu art. 12 ust. oraz odpowiednio art. 13 pkt 7 i art. 13 pkt 8 powyższej ustawy.

Z uwagi na powyższe Państwo, jako płatnik nie będą zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W konsekwencji, również w stosunku do Zleceniobiorców oraz świadczących pracę na podstawie powołania, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania ww. przychodu, nie spoczywają na Państwu obowiązki płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

W myśl art. 42 ust. 1 powołanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

źródło: https://eureka.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję